卓越现场管理5S推行实务——5S推进组织与组织方式(第十讲)
第10讲 5S推进组织与组织方式(三)
文件体系
与ISO9000的认证一样,要想成功地推进5S管理,必须有一个完善的文件系统来支持。而5S的文件支持就是各种检查表的确定。上班有没有清洁、整理、整顿、清扫你的工作岗位附近的一些设施,设备或地面。每天、每周的值日,或执勤的领导,有没有提出改善活动的提案。所以5S系统化文件是推进更高层管理的支持。如果这些文件做得很好,就能保证企业顺利地推行。现在大部分企业都采用了所谓ISO国际标准系统进行管理,为了整个公司的系统整合,文件的适用,可以简化采用5S文件和ISO国际标准合一的方法。5S文件与ISO系统文件是完全一样的,也是分为四个层次,采用同样的推行方法,这四个层次与PDCA一样,采用同样的推行方法,这样5S就与企业日常的活动紧密地结合在一起了。
图10-3 5S体系文件层次图
制订5S方针要注意的事项
1.与企业的宗旨相适应
推动5S要与企业的宗旨相适应,5S的方针是根据企业的宗旨发展战略来制订的,立足于企业与其它宗旨。与之相适应的,才有旺盛的生命力,否则就成了无本之木,无源之水。所以制订5S,一定要有助于提升企业的形象或节约成本,提高生产力,杜绝浪费。
2.抓住要点,向全员表达出一种信心和决心
当然5S是一个公司全员对5S的理解支持的一个距点,通过方针向全体职工说明推进5S的意义和推进的方向,传达管理层的信心、决心和期望。因为层次水平的差别,要尽量用通俗而又简明易懂的语言来表达。
3.作为5S目标的订立框架的基础
5S方针是5S体系建设的基础,是企业制订、评价5S的框架,所以5S的方针应该是切实可行的,不是空洞或不切实际的。
4.全员理解
5S方针应做好宣传贯彻工作,使各级人员都能充分理解。
5.及时地检讨修订
世界在不断变化,企业在不断成长,原来制订的5S方针不可能永远都适合企业,应根据变化及时地检讨修订5S方针,使其与发展变化相适应。
例:某公司的5S推行事项
周一,公司的每一个办公组或科室都要举行周会,或部门举行周会,传达5S的决心。公司推进5S的决心就是提升企业形象,杜绝浪费,或是提高生产效率。这就是一种简单、简易可行,使每个员工都能理解5S的方针。做好宣传以后,就要贯彻执行,让每个人去理解。
制订5S目标要考虑的五个因素
为了使5S方针具体化,以5S的方针为基础框架,根据5S进行特别的设定阶段,让全体员工有众志成城的信念,大家齐心协力地一次就完成公司确定的方针目标。
为了鉴定5S的目标,不妨先考虑目标管理的几个原则。这些原则就是很多企业家、老板、企业主管都应该知道的SMART。
S→ Specific 明确性
M→ Measurable 可量性
A→ Attainable 达成性
R→ Relevant 实际性
T→ Timetable 时间性
1.明确性(Specific)
目标要明确而又可操作,不能含糊不清。如果把人人有修养,事实有保证,当成是5S目标时,就会让员工都无所适从,不知究竟从何做起。所以明确就是说礼拜一、整理、整顿、清扫等各方面都怎么做。
2.可量性(Measurable)
可以计量的或可以量化的。目标必须具体,可用一定的数据指标来量化。比方说,追求卓越,创造一流的目标,就不如零库存,零缺点的目标来得更明确。可量化的目标是让员工知道,所做的事应做到什么程度,这个程度,可以量化,现状距离预定的目标要求还有多远,从而激发每个员工的极大热情和主观能动性。
3.达成性(Attainable)
目标要在现实的基础上有所提高,经过努力是可以达到的,脱离实际的过高目标会让员工失去斗志和信心,减低了对目标的信心,也就失去了推动5S的意义。
4.实际性(Relevant)
设定目标要设一个。如这个月或这一周或这一天只做一件事情,这件事情就是整理,只要区分哪些是非必需品,哪些是需要的东西,放在什么位置,可以随时找得到。比方说10米范围之内,或者说是5米也可以定到20米,在这一周内所有的设备、器具、墙壁、墙角、通道的清洁、清扫都要负责到底,这就是可以达到的一种情况。
5.时间性(Timetable)
推行5S,要有一定的时间性,目标一定得实现,决定由谁做,做到什么程度,还必须明确在何时完成。这样就会给实施者一定的压力,以保证整体的进度,对评价考核也能有所帮助。
总之,在一步步的推动过程中,就是要明确方针、目标,并根据实际的情况,用SMART五个原则来实施管理,推动企业一步步地往前走,企业自然也相应地会有所提升。
【本讲总结】
一个计划能否顺利进行,与这个计划是否有一个强有力的组织、一套缜密、切实可行的计划有很大的关系。计划再好,如果人员办事不利,人浮于事,这个计划也必将行之不远,甚至胎死腹中,流于失败。因此,要想推行5S工作计划,首先必须建立一个严格的执行机构,或组织框架。其次,还必须有一个完善的文件系统。有一定的组织章程,要作好万全的准备,以策必胜之谋。
【心得体会】
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