卓越现场管理5S推行实务——5S项目的展开之文件的5S（第十八讲）

文件的5S

在文件中，公司的各种规章制度，技术规范，数据记录的书面形式是公司正常动作的重要保证。有一位前辈曾经这么说过，看一个公司的管理水平的高低，就看这家公司5S水平的高低。也可以说，看一家公司5S水平的高低，就看这家公司寻找文件的速度。

由此可见，文件管理的好坏体现了公司整体管理水平的高低，所以文件的5S不可以等闲视之，而从另外一个角度，文件管理确实体现了5S的每一个内容。

（1）整理

文件怎么来做5S？

明确哪一类的文件需要？

哪一类的文件不需要？

无效和不需要的文件，我们就要去考虑及时地清理。

（2）整顿

将文件分门别类地保存，制作目录索引，便于查找。

（3）清扫

文件防潮、防尘，还有防虫，文件定期补修维护。

（4）清洁

专人管理、责任分明，清洁就是把整理、整顿与清扫标准化。

（5）修养

使用完后及时地归位，然后培养一种爱护文件，节省用纸，按规定要求来制订发行文件的资料。

文件管理整个流程并不复杂，一般它有四个步骤。

●分门别类；

●存档管理；

●日常管理；

●       ●       日常维护。

①分门别类

就是对现有的文件进行分类，便于后期的检查或者查找管理，如作为制造部的相关文件，可以分为几种：

②存档管理

◆使用合适的文件夹；

使用合适的文件夹，选购一些容易存放，保管的文件夹，大小根据文件的大小，我可以选择Ａ4的，Ａ3的，或者说是Ｂ5的类型，但也可以用颜色来管理，有规律地使用，切忌五花八门，像国旗一样。

厚度也要考虑，比方说可以考虑五厘米或八厘米，或十厘米的规格，容量太大，就像搬砖头一样，非常不方便。

◆在文件夹的封面或者侧面注明类别名称，管理的担当者，保管的期限。

◆在首页建立目录表，必要时每一类都设计成拉页，以便于寻找。

③日常管理

日常管理就是设置专门的文件柜，用来存放文件，设置条形带，便于管理和取放，定期管理要做好防潮、防尘、防火等工作，把这些事情做好了，就是说我们有了一种日常维护的习惯。发行新版本时及时地回收销毁旧版本，具有参考价值的资料要特别注明，文件变更时要及时地更改目录索引。

④日常维护

◆发行新版本时，及时回收销毁旧版本；

◆仅具有参考价值的资料，要特别注明；

◆文件变更时，要及时更改目录索引。

【本讲总结】

本讲一共讲了四个5S项目的展开专题，即降低库存、精简业务、会议的5S、文件的5S管理。这四个专题不外乎一个共同的目的，就是如何将有限的资源，合理有效地用在刀刃上，使人力、物力、财力，都能发挥最大的作用，使人发挥所长，物尽其用，物超所值，使成本降低，效率提高，塑造优秀企业和优秀的企业文化，使5S能顺利开展，企业发展再上一个更高的台阶。

【心得体会】

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