卓越现场管理5S推行实务——5S项目的展开之精简业务（第十九讲）

第19讲  5S项目的展开（二）

会议的5S

会议在很多企业或工厂里可以说从过去到现在，是有史以来就存在的，它是一种突出领导功能，实现决策民主化，科学化的重要工具。

会议的作用

（1）集思广益

集思广益，是决策科学化的重要手段。

会议可以搜集众多的情报资料，参与人员都可以提出各自的看法和见解，为决策提供了全面、客观的依据。

（2）培养团队精神

会议可以培养团队精神，可以使每个参与人员了解共同的目标，树立全局的观念，这无形中起了一种沟通协调的作用。

（3）增进了解，发现人才

会议可以使参与人形成一种共识，有利于培养团队精神，会议可以增进了解、发掘人才。

【自检】

您认为怎样才能合理地发挥会议的积极作用，调动参会人员的积极性、主动性，使会议成为一个有效利用的工具？

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在会议上人们各抒己见，提出自己的看法，不但能增加彼此之间的了解，还能够起到抛砖引玉，起到发现优秀人才的作用。

但是作为一个领导者，如果对会议控制得不好，很容易陷入各种文山会海之中，无法进行日常的经营决策及管理工作。

【举例】

例如某家公司的老总年薪是五十万元，经理级别有十个人，平均年薪是十万块。那么，11个人开会，1个小时的费用是多少？

每个小时会议成本＝小时工资×3×2×开会人数

我们想想看，总经理年薪是50万元，他除以12，再除以24，再除以8，他每一个小时是217块。

一个经理他的年薪是10万，除以12个月，再除以24，再除以8，他每一个小时是43.4块。

11个人每人会议费用就是217×3×2＋43.4×3×2×10＝3900

这个会议等于是花掉了3900块钱，所以会议也要讲5S。

如果说11个人开一小时的会议，其费用就是3900元钱，尚不包括场地租金，以及水电的费用，该公司的高层领导者如果每天平均开三个小时的会议的话，每个月直接开支就高达二十八万元，由此可知，我们的会议不是越多越好。

召开会议必须要考虑的一些要素

（1）会议的必要性。

会议不是万能的，有的问题不一定只有开会才能解决，可以的话考虑用文件传达或电子邮件的形式来代替一些会议，有的问题靠开一次会议也解决不了，所以我们就必须去考虑其它的方法。

（2）会议要会而有议，议而有决。

这是会议的基本原则，没有主题或没有目的的会议就不必召开，开会仅是开会而已，没有任何有建设性的意义和决定或构思，这个会议等于没开，是在浪费时间、浪费金钱。

（3）会议的内容形式

既然决定召开会议了，就应该明确几个事项：

ＷＨＹ，为什么要开这个会，会议的目的。

ＷＨＡＴ，会议的内容，讨论决定什么内容。

ＨＯＷ，会议的形式，用什么方法来检查。

ＷＨＯ，参加的人选。

会议人选一般都是五到十个人比较适合，人太多就要考虑到会议的效果。

ＷＨＥＮ，会议的时间。

会议的时间一般尽可能在两小时之内，因为长时间的会议会让人感觉到疲惫。

ＷＨＥＲＥ，会议的地点，要明确会议的地点，并提前预订确认。

明确了这些事项，并将会议议程散发给列席的人员，这是一个会议能否成功的前提，当然还必须有会议召开的注意事项。

【自检】

假定你是一个会议的主持人，由您来主持一个产品说明会，请问，您应该考虑哪几个因素？具体怎么执行？

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会议召开的注意事项

①议题明确，把握气氛。

主持人一开始就应该向参与会者声明会议的议题，介绍背景及概况，与会议无关的话题应当避免。

掌握气氛，主持人要用大家关注或感兴趣的话题引起共鸣，活跃会议的气氛。

②主持人学会及时总结，三到五人发言后要做一次总结，以提高讨论的深度和广度，且要正中主题的要义，参与会议的人，一定要耐心地聆听，不管谁的发言都要耐心地聆听，中途打断或面带不理解的表情，都是对他人的一种不尊重。

③会议要做好记录。

对于发言人提出的情报也好，意见也好，想法也好，应该做一个简要的记录，并且要有所肯定和回应。

④发言要简短明确。

一次发言最好控制在三分钟之内，不可以同时讲几个主题，更不可以滔滔不绝，或偏离主题，发言后要进行讨论，讨论一定要针对主题，而不要与主题无关，这样才能够让大家有兴趣。

⑤会议结束时主持人应进行会议总结，重申会议讨论的结果，并把决定的事项落实到人，并明确完成的期限。

⑥将做好的会议记录向相关人员发放，必要时转换成公告形式，向全体职工公布，主持人对于会议内容必须定期地跟进检查，对于那些没有讨论或研究的项目也要采取对策，这就是会议的5S。

会议的目的是在节约成本、节约时间，这就是在改善问题，就是在提升公司的品质。

【自检】

根据会议的5S标准，在公司的一次例会上，指定专人做一次会议记录。

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记录：_______________________________________________

主题：关于___________________________________________