社会责任管理手册之——文件及记录控制

二十一、文件及记录控制

１．总则

建立并保持文件及文件控制程序，确保所有社会责任活动保持合适的记录，有关部门的记录文件得到有效的控制。

2．职责

管理者代表负责建立和维持公司社会责任文件记录体系并负责社会责任手册、程序文件及必要的运行记录的管理。

支持性文件和记录由有关部门负责管理，文件评审由管理者代表统一负责。

3．控制要点

（１）受控文件的范围：

受控文件应包括：（１）有关社会责任的法律、法规、国际标准、行业守则和客户要求；（２）社会责任管理手册和体系程序文件；（３）作业文件和记录。

（２）文件的批准和颁布：

社会责任管理手册和体系程序文件由管理者代表审核后由董事、总经理批准发布，其他文件，如三级文件由管理者代表批准发布。

（3）文件的管理：

文件应有固定安全的场所保管，防止文件损毁或失控。

所有文件都应定期评审，必要时予以修订并由批准发布人员重新批准发布。

凡对体系的有效运行具有关键作用的岗位，都应能得到有关文件的有效版本。

失效文件或毁损文件应及时撤回，并更换为有效版本。

根据法律和体系要求需要保存的文件记录应有明显标识，并妥善保存。

（4）文件的修订和更改：

文件的更改应按照体系程序进行，严禁未经授权和批准更改文件和记录。

更改文件的审批，要由原审核部门负责人审核，原批准人批准，确保所有文件持有人都能同时更改。

当文件经过多次更改时，应重新改版发放。

（5）文件评审：

所有社会责任的文件都要定期评审以确保文件的持续适用，文件的评审由原批准人和人事部进行，每年至少一次。必要时可以单独评审。评审时可采用会议或表格传递方式。

（4）相关文件

（略）