社会责任管理手册之——对内对外信息沟通

十九 对内对外信息沟通

1．总则

建立和维持对外信息沟通程序，确保与所有利益相关者就公司社会责任表现进行适当的信息沟通。

2．职责

人事部负责与内部员工、当地政府、工会和其他外部利益相关者的信息沟通，采购部负责与供应商和分包商的信息沟通，销售部负责与客户（买方）的信息沟通，管理者代表提供指导和支持，必要时报高层经理批准，其他部门和工人代表应支持和配合对内对外信息沟通。

3．控制要点

信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。
   有关质疑、质询和投诉信息，应安排合适人选进行调查，核实情况，分析原因，作出处理决定，然后回复给提出质疑、质询和投诉的人员。重大问题应报高层经理批准。
   对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。
   若有员工向外部提供公司资料，应解释公司内部投诉和申诉程序，不得采取惩罚或歧视性措施。
   管理者代表定期访问本地利益相关者团体，征求他们的意见和建议，通报公司实施SA8000标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。
   如果有合同要求，管理者代表应该对利益相关者提供合理的资料和取得资料的渠道，以核实公司是否符合SA8000标准的要求，如果合同有进一步的要求，公司应该透过采购合同的条款，要求供应商和分包商提供上述安排和渠道。
   公司在工作场所设立意见箱收集工人意见和投诉；公司实行“开门政策“，工人在任何时候都可以向主管和经理提出问题；工人代表积极协助收集工人的意见和建议。